O QUE É PORTAL CORPORATIVO?

Quando o objetivo de uma empresa é estabelecer uma comunicação externa com qualquer pessoa interessada, ela usa internet. Para se comunicar internamente, recorre às chamadas intranets, redes que somente os funcionários podem acessar. Se a idéia é criar um canal direto com os parceiros comerciais, pode empregar uma extranet. Quando as três funções são reunidas em uma mesma estrutura, temos o portal corporativo. Sua melhor definição seria um sistema que possibilita desenvolver um ponto único de contato para todas as informações e serviços dentro de uma corporação, tanto para parceiros de negócios e clientes, como para os funcionários.

O que faz?

O portal corporativo é uma forma de fazer os diversos departamentos - ou diferentes empresas de um mesmo grupo - trocarem informações e trabalharem em conjunto. Trata-se, essencialmente, de uma ferramenta de colaboração, um recurso que facilita a gestão do conhecimento e ajuda a transmitir em tempo real, para toda a empresa, informações pertinentes. É uma solução que pode resolver o problema das companhias que deixam seus processos e departamentos "ilhados", sem conversar entre si, como se não fossem todos partes de uma mesma organização.

Quais os benefícios?

O funcionário não tem mais que correr atrás da informação, que passa a ficar facilmente acessível da rede. Os departamentos aumentam a colaboração e cresce a produtividade individual, pois diminui o tempo na busca de dados precisos. Conhecimentos são compartilhados em tempo real, sem intermediários ou burocracias.

Como funciona?

Um exemplo simples é pedir aprovação para uma viagem, ou até mesmo um projeto, diretamente no portal, ou seja, online. Além de ser mais rápido, isso traz a grande vantagem de que pode ser feito de qualquer lugar com uma conexão, não apenas de dentro da companhia. O funcionário que pede autorização pode estar na Europa, e o que aprova, no Japão.
Que tipo de empresas devem adotar?

Grandes empresas, nas quais há maior dificuldade de interação entre múltiplos departamentos, podem se beneficiar mais de um portal corporativo. Companhias muito pequenas geralmente têm menos problemas para trocar informações, já que os funcionários se conhecem e convivem no mesmo ambiente.

É caro?

Normalmente não é um gasto excessivo. Nos EUA os investimentos de portais corporativos para empresas de médio e grande porte ficam em torno de 1 milhão de dólares. No Brasil, é possível dazer projetos interessantes a partir de 200 mil reais. O tempo de implantação também é rápido e pode variar entre um e seis meses.
Pode dar errado?

Sim. Por ser um projeto que passa por vários departamentos, é preciso conscientizar a todos os funcionários sobre a importância da iniciativa e como tirar proveito das possibilidades que se abrem. Como o portal é um ambiente de colaboração, é necessário preparar todos para colocar e receber dados.